Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Digitale Balie biedt een digitale balie voor huisartsenpraktijken. Via de dienst kunnen patienten reguliere verzoeken gestructureerd indienen en kunnen praktijkmedewerkers deze verzoeken beheren.

2. Reikwijdte

Deze verklaring geldt voor de website, demo/contactformulieren, gratis proefperiode, praktijkaccounts, platformbeheer, assistentendashboard en patientformulieren.

Deze verklaring geldt niet voor externe patientportalen. Als een praktijk een apart portaal gebruikt, geldt daarvoor de privacyverklaring van dat portaal.

3. Onze rol

Voor marketing, contact, gratis proefperiode, accountbeheer, support, beveiliging en administratieve communicatie treedt Digitale Balie op als verwerkingsverantwoordelijke.

Voor patientverzoeken die via de digitale balie van een huisartsenpraktijk worden ingediend, bepaalt de huisartsenpraktijk het doel en de middelen van de verwerking. Digitale Balie verwerkt deze gegevens namens de praktijk.

4. Welke gegevens wij verwerken

Digitale Balie verzamelt bewust geen BSN en vraagt gebruikers geen onnodige of uitgebreide medische informatie in te voeren.

• Website/contact/demo: naam, e-mail, telefoon indien opgegeven, praktijknaam, bericht, interesse en technische loggegevens.
• Gratis proefperiode: eigenaar, werkmail, telefoon, wachtwoordhash, praktijknaam, website, praktijkcontacten, adres, openingstijden, portaalconfiguratie, flows, talen en trialstatus.
• Praktijkmedewerkers: naam, e-mail, rol, praktijklidmaatschap, login/sessie-informatie en audit-events.
• Patientverzoeken: naam, geboortedatum, contactgegevens indien opgegeven, taalvoorkeur, verzoektype, gestructureerde details, korte notitie, status en behandelnotities.
• Analytics: geaggregeerde aantallen, verzoektypen, talen en gebruiksstatistieken waar mogelijk zonder patientpersoonsgegevens.
• Beveiliging: loginpogingen, auditlogs, request-id's, systeemlogs en IP-/user-agent-hashes voor beveiliging en rate limiting.

5. Doeleinden en grondslagen

Voor eigen verwerkingen gebruiken wij onder meer overeenkomst, stappen voorafgaand aan overeenkomst, gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting als grondslag. Voor patientverzoeken verwerkt Digitale Balie uitsluitend namens de praktijk op basis van gedocumenteerde instructies; de praktijk is verantwoordelijk voor de grondslag.

• De dienst leveren, trialaccounts aanmaken en praktijkwerkruimtes configureren.
• Patientverzoeken doorgeven aan de juiste huisartsenpraktijk en praktijkmedewerkers laten opvolgen.
• Analytics en rapportage aan praktijken bieden.
• Contact- en demoaanvragen beantwoorden.
• Het platform beveiligen, misbruik voorkomen en wettelijke verplichtingen naleven.

6. Bijzondere persoonsgegevens en spoed

Patientverzoeken kunnen gezondheidsgerelateerde informatie bevatten. Digitale Balie geeft geen diagnose, medisch advies, urgentiebeoordeling of AI-triage.

Patienten worden gevraagd geen onnodige of uitgebreide medische informatie, BSN of spoedgegevens in te voeren. Bij spoed moeten patienten rechtstreeks contact opnemen met de praktijk, huisartsenpost of 112.

7. Toegang en subverwerkers

Bekijk ook de subverwerkerspagina voor de actuele lijst.

• Geautoriseerde medewerkers van de huisartsenpraktijk.
• Geautoriseerde Digitale Balie platformbeheerders voor support, beveiliging en operatie.
• Subverwerkers voor hosting, database, e-mail en logging/monitoring.
• Autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is.

8. Internationale doorgifte

Wij streven naar hosting binnen de EU/EER waar mogelijk. Als gegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruiken wij passende waarborgen.

9. Bewaartermijnen

• Contact/demo-aanvragen: tot 12 maanden, tenzij langer nodig voor zakelijke of juridische redenen.
• Trial-, account- en praktijkgegevens: zolang de account, proefperiode of overeenkomst actief is en daarna volgens toepasselijk beleid.
• Patientverzoeken: volgens praktijkconfiguratie en verwerkersovereenkomst; standaard indicatie 90 dagen na sluiting tenzij anders ingesteld.
• Auditlogs: voor beveiliging en verantwoording, indicatief 12 to 24 maanden.
• Geaggregeerde of geanonimiseerde analytics kunnen langer worden bewaard.

10. Beveiliging

• TLS-versleuteling onderweg, rolgebaseerde toegang, wachtwoordhashing en auditlogging.
• Tenant-isolatie, invoervalidatie, back-ups/beschikbaarheidsmaatregelen en beperkte beheertoegang.
• Geen BSN-collectie, geen bestandsupload standaard en zo min mogelijk patientgegevens in logs.
• Wij werken aan beveiligingspraktijken die aansluiten bij verwachtingen in de zorg.

11. Rechten

Voor gegevens waarvoor Digitale Balie verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid waar van toepassing. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor patientverzoekgegevens neemt u primair contact op met uw huisartsenpraktijk. Digitale Balie ondersteunt de praktijk waar nodig.

12. Cookies

Digitale Balie gebruikt momenteel essentiële cookies voor login, sessies en beveiliging. Er worden geen advertentie- of trackingcookies gebruikt tenzij dit later wordt toegevoegd met passende toestemming.

13. Contact en wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring bijwerken. De datum bovenaan toont de actuele versie. Privacyvragen: office@thepadel.pl. Algemene vragen: office@thepadel.pl.